Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) und Verfahrensordnung
Gemäß den Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) wurde neben der Veröffentlichung einer Grundsatzerklärung sowie die Einführung jährlicher und anlassbezogener Risikoanalysen des eigenen Geschäftsbereiches als auch der unmittelbaren Zulieferer insbesondere ein Beschwerdeverfahren auf Basis der nachfolgenden Verfahrensordnung etabliert.
Die Elia Group hat es sich zum obersten Ziel gesetzt Menschenrechte, die Rechte von Arbeitnehmern sowie ihren Interessenvertretungen zu achten, die Umwelt zu schonen und sich ethisch korrekt zu verhalten. Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen aber auch interne Regelungen können schwerwiegende Folgen haben und müssen daher frühzeitig erkannt werden, um rechtzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten und damit mögliche Schäden abzuwenden. Vor diesem Hintergrund wurden die bei der 50Hertz Transmission GmbH bereits etablierten Meldewege zur Einreichung (anonymer) Hinweise bei Rechtsverstößen, um einen gruppenweiten, elektronischen Meldekanal ergänzt, über den insbesondere menschenrechtliche sowie umweltbezogene Beschwerden gemäß Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) eingereicht werden können.
Melden Sie unabhängig davon, ob Sie bei uns arbeiten oder nicht, bekannte oder vermutete Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen und verbindliche Regelungen. Nach Maßgabe des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sind meldende Personen vor Repressalien geschützt und es wird die Vertraulichkeit aller Beteiligten jederzeit gewährleistet. Meldungen können daher auch in anonymer Form erfolgen.
1. Meldefähiger Sachverhalt
Zunächst muss ein meldefähiger Sachverhalt vorliegen. Dieser liegt vor, wenn es sich entweder um einen allgemeinen Rechtsverstoß handelt oder menschenrechtliche sowie umweltbezogene Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich oder in der Lieferkette vorliegen.
2. Meldekanäle
Alle Mitarbeitenden und externen Personen, wie beispielsweise Lieferanten oder Geschäftspartner können über die folgenden Kanäle Hinweise und Meldungen abgeben:
• Elektronisches Hinweisgebersystem
Unter EthicsAlert erreichen Sie den Online-Meldekanal der Elia-Gruppe. Die Eingabemasken stehen in verschiedenen Sprachen zur Verfügung und werden zunächst an die interne Meldestelle (gemäß HinSchG) weitergeleitet.
• Anwaltlicher Ombudsmann
Unseren externen und unabhängigen Ombudsmann erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:
Dr. Rainer Frank
Potsdamer Platz 8
10117 Berlin
Tel: +49 (0) 30-3186-853
Fax: +49 (0) 30-3186-8555
E-Mail: ombudsmann-50hertz@fs-pp.de
Internet: www.ombudsmann-50hertz.fs-pp.de
3. Umgang mit dem Hinweis
Unabhängig von der Wahl des Kommunikationskanals werden alle Hinweise vertraulich behandelt. Die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person sowie der sonstigen Hinweise werden während des gesamten Prozesses gewahrt. Jedoch sind gesetzliche Auskunftspflichten gegenüber Behörden sowie gesetzliche Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot zu berücksichtigen.
Alle eingehenden Informationen werden auf Basis eines definierten Berechtigungskonzeptes zunächst ausschließlich von der internen Meldestelle (gemäß HinSchG) bearbeitet. Die interne Meldestelle ist unparteiisch, unabhängig und bei der Erfüllung ihrer Aufgabe zur Verschwiegenheit verpflichtet. Bei Rückfragen dazu wenden Sie sich an unseren Compliance-Koordinator, Boris Rogowski, Telefon: 030-5150-2787.
4. Schutz der hinweisgebenden Personen
Der Schutz von hinweisgebenden Personen vor Benachteiligung oder Bestrafung auf Grund von abgegebenen Hinweisen ist ein wichtiger Bestandteil unseres Beschwerdeverfahrens. Gegen eine hinweisgebende Person gerichtete Repressalien sind verboten.
Wenn Sie den Eindruck haben, dass Sie auf Grund Ihres Hinweises Einschüchterungen oder Repressalien erleiden, wenden Sie sich an unseren Compliance-Koordinator, Boris Rogowski, Telefon: 030-5150-2787.
5. Ablauf
Eingang des Hinweises
Nach Eingang des Hinweises erhält die hinweisgebende Person innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung.
Prüfung des Hinweises
Wird die Meldung als unzulässig oder unspezifisch erachtet, erfolgt eine begründete Ablehnung. Wurde versehentlich der falsche Meldekanal genutzt erfolgt eine Verweisung auf den entsprechenden Kanal.
Ist die Meldung zulässig folgen die weiteren Schritte.- Untersuchung des Sachverhaltes
Erhärtet sich der Verdacht bei einer ersten Prüfung, wird der betreffende Sachverhalt eingehend untersucht. In Abhängigkeit der Informationslage werden gegebenenfalls weitere Informationen eingeholt sowie bei hoher Dringlichkeit geeignete Sofortmaßnahmen ergriffen. Hat ein Fall einen konkreten Untersuchungsauftrag, kann dieser einer entsprechenden Untersuchungseinheit (z.B. Datenschutz, Revision, Rechtsabteilung, Einkauf, Personalbereich) zugewiesen werden. - Folgemaßnahmen
Werden menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten im eigenen Geschäftsbereich oder bei Zulieferern bestätigt, werden entweder unmittelbar entsprechende Abhilfemaßnahmen eingeleitet sowie ggf. bestehende Präventionsmaßnahmen eingehend überprüft. Sofern entsprechende Kontaktdaten vorliegen, kann die hinweisgebende Person dabei einbezogen werden. Die Umsetzung der Maßnahmen wird von der zu-ständigen Stelle nachverfolgt und zentral koordiniert. - Abschluss des Verfahrens
Der Hinweisgebende wird, sofern er nicht anonym bleibt, über den Fallabschluss und die abschließende Entscheidung innerhalb von drei Monaten informiert.